Como Criar um Roteiro de Viagem para o Chefe

Um roteiro impecável é essencial para viagem de negócios bem-sucedida. Siga estes passos para planejar um para seu chefe.

Instruções

1. Crie documento no Microsoft Word ou outro processador de texto. Versão digitada é superior — evita falhas de comunicação por letra ilegível.

2. Inicie com título curto centralizado no topo. Título deve indicar exatamente quem viaja, destino específico e propósito. Ex.: se chefe chama João e vai a Atlanta para conferência de dois dias, título "João em Atlanta - Conferência" ou só "Conferência Atlanta". Abaixo, coloque as datas da viagem.

3. Divida as seções do roteiro por dia. Liste detalhes de cada dia sob títulos em negrito e sublinhado com dia da semana e data oficial. Ex.: "Terça-feira, 3 de Maio de 2007".

4. Organize cada dia por horários de início. Se café às 8h, reunião às 10h, almoço ao meio-dia, cada evento listado pelo horário de início. Ex.: se acima forem todos em 3 de maio, coloque horizontalmente cada horário sob seção "Terça-feira, 3 de Maio". Se não houver atividades num período, adicione "Nenhuma atividade noturna programada" para o chefe saber quando tem tempo livre.

5. Alinhe todos os eventos e espace igualmente para fácil leitura. No processador de texto, "alinhar à esquerda" títulos de seção e horários. Após horário, tecle Tab e digite breve descrição do evento. Inclua detalhes importantes.

6. Revise. Confira se incluiu todo detalhe importante e verifique cada um. Se chefe voa e tem conexão, inclua tempo entre voos. Se fica em hotel, inclua endereço, telefone, e-mail, custo e info de estacionamento. Se encontra cliente ou terceiros, inclua máximo de info. Detalhes são chave para roteiro de sucesso!

7. Confirme planos de viagem. Véspera da partida, ligue ou envie e-mail para cias aéreas, hotéis, guias, clientes e locadoras para garantir tudo em ordem. Se chefe chega ao aeroporto e descobre que voo mudou de Delta para outra cia, os dois vão passar vergonha!

8. Imprima o roteiro e todas as confirmações de reserva. Crie pasta de viagem. Marque documentos claramente para fácil entendimento, localização e referência.