Passagens aéreas, aluguel de carros, refeições fora — viajar a trabalho é muitas vezes necessidade, e cara. Felizmente, há muitas formas simples de reduzir gastos de viajantes corporativos. Com planejamento cuidadoso e uso habilidoso de recursos financeiros, você ou sua empresa podem economizar quantia significativa. Faça as malas e pegue a estrada — você pode pagar.
Itens Necessários
Cartão de milhagem ou cartão de crédito corporativo
Computador
Conexão à internet
Telefone
Lista telefônica
Instruções
Cartões, etc.
Alguns cartões de crédito oferecem programas vantajosos de milhas ou pontos.Torne-se membro de programa de milhas aéreas ou pontos de viagem. Tente sempre voar, alugar carro e hospedar-se com empresas parceiras para acumular pontos consistentemente. Inscreva-se online, por correio ou pessoalmente no aeroporto, hotel ou locadora. Pontos viram estadias e viagens grátis.
Se viaja muito e usa várias empresas para voos, aluguel ou hotéis, inscreva-se nos programas de pontos delas também; vale os 15-20 minutos extras preenchendo formulários. Membros às vezes recebem ofertas especiais: viagens mais baratas, upgrades, acúmulo extra de pontos — tudo que economiza dinheiro.
Considere solicitar cartão de crédito/débito corporativo vinculado a seu programa de pontos. Ao reservar viagens com esses cartões, especialmente direto com a empresa, ganha pontos extras para voos, aluguéis e estadias grátis. Procure cartão sem anuidade ou com anuidade baixa, menor taxa de juros e poucas datas de bloqueio (blackout dates) em viagens pagas com pontos.
Quite o máximo possível do saldo todo mês para evitar juros e encargos, e pague sempre o mínimo na data para evitar multa por atraso.
Se usa mais de um programa de pontos intensamente, considere outro cartão vinculado a esse outro programa. Lance em cada cartão conforme o programa: voos Delta no cartão Delta, voos US Airways no cartão US Airways.
Conforto, não Luxo
Táxis são convenientes, mas bem mais caros que transporte público.Reduza despesas com voos voando classe econômica e reservando com pelo menos 60 dias de antecedência sempre que possível. Se precisa voar executiva, considere usar pontos para upgrade — costuma sair mais barato que tarifa executiva cheia. Alternativamente, contate consolidadores de passagens (procure na lista telefônica ou online) que oferecem tarifas executivas a preço menor.
Diminua gastos com aluguel de carro alugando veículo menor, mais velho, com bom consumo, ou, se estiver devidamente segurado e for viável, pague quilometragem a colegas para usarem seus próprios veículos em trajetos curtos na região da empresa. Pague a pequena taxa de seguro, por precaução. Desincentive carros com motorista e táxis; incentive transporte público em viagens a trabalho. Em grandes cidades, caminhar e usar transporte público também economiza muito em estacionamento.
Corte custos de hotel optando por hotel econômico ou executivo com preço razoável perto do local dos negócios ou bem conectado por transporte público. Hotéis devem ser limpos e confortáveis, não luxuosos. Reserve hotéis que incluam café da manhã e Wi-Fi no preço. Quando possível, reserve apart-hotéis para que funcionários economizem refeições preparando as próprias. Faça funcionários compartilharem quartos ou suítes com áreas de dormir separadas.
Não reembolse refeições caras fora (exceto para receber clientes atuais ou potenciais) nem consumo de frigobar. Oriente funcionários a comprar lanches e bebidas em postos de gasolina ou mercados e comer em bons restaurantes de faixa média no almoço e jantar. Estabeleça orçamento diário para refeições, sem álcool, e cumpra.
Viaje Menos
Para reduzir despesas, viaje menos. Quando possível, faça reuniões curtas por telefone, chat, e-mail ou videoconferência.
Pense bem se conferência, cliente potencial ou reunião vale a viagem. Alguns eventos distantes ou clientes longínquos podem não valer o custo. Se não há probabilidade de lucro ou ao menos equilíbrio, ou se não tem certeza se vale tempo e dinheiro, não vá.
Planeje viagens para que compromissos na mesma região coincidam. Se tem evento ou conferência na mesma área geral de um cliente ou potencial cliente, tente encaixar o máximo de reuniões e eventos nessa área. Depois reserve um voo e use transporte público ou carro alugado para conectar clientes e reuniões na região.
