Como Escrever uma Carta Comercial

A forma como se apresenta a si e à sua empresa na correspondência escrita reflete a imagem da sua empresa. Pode ser uma introdução aos seus produtos ou serviços, e causar uma boa primeira impressão é frequentemente crucial para o seu sucesso. Uma carta ou e-mail mal escrito pode afundar rapidamente a sua empresa. O seu objetivo deve ser apresentar uma carta coerente, gramaticalmente correta e com ortografia correta.

O que vai precisar

• Acesso a computador ou máquina de escrever com memória (preferencialmente com corretor ortográfico)
• Papel (preferencialmente papel de carta fino com cabeçalho/envelopes a condizer)
• Selos
• Envelope

Instruções

1. Comece com um excelente cabeçalho. Isto inclui papel de carta de alta qualidade (preferencialmente com marca de água) e envelopes a condizer. Não necessariamente tem de comprar cabeçalhos impressos, pois o seu software de computador pode exibir um bom cabeçalho. Geralmente, a impressão deve apresentar informações de contacto e o nome da sua empresa. No entanto, existem variações como imprimir informações de contacto de lado ou na parte inferior do seu papel de carta.

2. Comece a escrever usando uma margem. Correspondência comercial deve geralmente começar com toda a escrita alinhada com a margem esquerda.

3. Tente descobrir o nome de uma pessoa específica para endereçar a carta. Muitas cartas vão direto para o lixo, perdem-se ou são enviadas para destinatário não intencional quando não especifica a quem a carta se destina.

4. Use "Caro Sr." ou "Cara Sra." na saudação se estiver a enviar uma carta. A velha escola exigiria o mesmo tipo de saudação mencionado anteriormente ao endereçar um e-mail também. No entanto, num e-mail comercial, a netiqueta geralmente permite mais flexibilidade, incluindo endereçar pessoas apenas pelos seus primeiros nomes.

5. Reveja a sua carta usando corretor ortográfico ou dicionário e faça quaisquer correções. Além disso, veja sempre "visualização de impressão" antes de imprimir a carta. A configuração deve ser agradável à vista.

6. Assine a carta. Carimbar a sua assinatura com borracha deve ser evitado. Uma assinatura real é muito mais eficaz. Uma assinatura atraente é aquela que não é demasiado grande nem demasiado pequena. Dependendo do tipo de carta, pode usar uma assinatura mais elaborada.

7. Indique os nomes de outros destinatários da sua carta usando "cc:" alguns espaços abaixo da sua assinatura. Por exemplo, se estiver a enviar uma carta para "Tom Smith" com cópia para "George Johnson", escreva "cc: George Johnson".

8. Enderece o envelope ao destinatário pretendido escrevendo o nome e endereço da pessoa no envelope, ou usando etiquetas de endereço. Deve fazer o mesmo com o seu endereço de remetente.

9. Imprima a sua carta e as suas etiquetas de endereço.

10. Use um medidor postal para imprimir as suas etiquetas de selos, se puder. Isto proporciona uma apresentação mais profissional.

11. Envie a carta.