Como Escrever um RFP de Hospedagem em Hotel

Empresas e muitas organizações frequentemente realizam reuniões e conferências regularmente, bem como enviam delegações para promover itens e serviços em feiras. Às vezes familiares viajam a local central para reuniões. Em todos esses casos, pessoas precisam de acomodações. Portanto, parte importante do planejamento é escrever uma Solicitação de Proposta (RFP) a vários hotéis e centros de conferências para ver qual pode oferecer quartos, serviços e comodidades que seu grupo requer pelo melhor preço.

O Que Você Vai Precisar

• Computador com processador de texto
• Impressora
• Lista de requisitos
• Orçamento

Instruções

1. Crie uma capa incluindo título da proposta (ex: "RFP de Hospedagem em Hotel"), nome do evento e empresa, informações de contato de quem fará os arranjos (nome, endereço, email, telefone e fax), e datas inclusivas do evento.

2. Explique os fatos. No primeiro parágrafo escreva sobre seu grupo e número de pessoas esperadas, informações sobre seu evento (conferência anual, workshop bimestral?), se precisará de espaço para reuniões e/ou banquetes, e datas do evento.

3. Inclua discussão abrangente dos requisitos do grupo sob o título "Requisitos". Use subtítulos como "Datas" (datas e horários de chegada e partida) e "Tipos de Quartos" incluindo quantos quartos com cama king, queen ou casal são necessários, e quantas suítes. Anote quantos quartos para não-fumantes ou acessíveis para deficientes. Inclua também "Refeições" se seu grupo precisar (quais refeições e datas), e tamanho de salas de reunião ou banquete necessárias.

4. Adicione subtítulo "Solicitações Adicionais". Inclua equipamento audiovisual, acomodações de estacionamento, traslados do aeroporto, academia, piscina aquecida, ou acesso WiFi que possa precisar.

5. Escreva a seção "Orçamento" incluindo valor máximo disposto a pagar por quarto, taxa por pessoa para banquetes, e custos de aluguel de salas de reunião e lanches.