Como planejar um tour em grupo

Reunir um grupo para explorar museu, galeria ou similar requer vários planos logísticos. Para executar um tour bem-sucedido, deve considerar como a viagem funcionará e as necessidades do grupo antecipadamente. Considere satisfazer seu grupo nas áreas de interesse, segurança e educação, para que a experiência seja prazerosa. Se mantiver a organização, é mais provável planejar a grande viagem que os participantes antecipam.

Instruções

1. Determine para onde seu grupo irá. Identifique a exposição ou show exato que seu grupo frequentará. Obtenha cotações para tours em grupo, certificando-se de perguntar sobre descontos especiais para grupos grandes e o que está incluído no pacote.

2. Reserve acomodações gerais para o grupo incluindo blocos de quartos de hotel e transporte terrestre, quando aplicável. Determine quando e onde os participantes comerão e se o pacote do tour incluirá todas essas comodidades.

3. Estabeleça necessidades de staff para gerenciar o grupo. Grupos grandes ou com crianças podem requerer monitores ou líderes de tour para manter os hóspedes juntos e no caminho. Forneça camisetas ou identificador único para que membros do tour identifiquem facilmente quem estão seguindo.

4. Recrute e registre seu grupo. Informe potenciais participantes sobre a viagem com detalhes completos. Crie flyer ou cartão postal para pendurar em locais públicos, distribuir a grandes grupos e promover o tour. Forneça detalhes de como interessados podem se registrar e reservar.

5. Prepare-se para o tour. Crie kits de boas-vindas com folhetos do local do tour, informações da área relacionadas ao tour, itinerário e lanches. Confirme sua chegada com o local anfitrião e outros fornecedores como empresa de ônibus ou catering. Confirme com participantes quaisquer detalhes de última hora, locais de encontro ou instruções especiais.

6. Aproveite o tour. Incentive seu grupo a fazer perguntas. Atenha-se ao cronograma para seguir o itinerário. Verifique com os participantes se estão satisfeitos e faça contagem antes da partida para garantir que todos retornem em segurança.