Como Planejar Viagens em Grupo

Seja planejando grandes férias em família, viagens escolares ou outras viagens em grupo, você precisa garantir que está organizado desde o início. Antes de começar a planejar a viagem, você precisa saber o propósito da viagem e quem vai participar. Compre um caderno ou pasta expansível para manter registros de passeios, preços e tudo o que você precisa fazer durante o planejamento. Dependendo do tamanho do seu grupo, você precisará começar a planejar a viagem com pelo menos seis meses de antecedência.

Instruções

1. Trabalhe com seu grupo para encontrar um destino. Sente-se com os membros do seu grupo e descubra para onde querem ir, o que querem ver e os objetivos que esperam alcançar com esta viagem. Se for para uma escola, selecione um lugar onde as crianças possam se divertir e aprender com a experiência. Planeje ir a algum lugar histórico, como a capital do seu estado, Washington D.C. ou outro sítio histórico. Para igrejas, selecione um lugar onde seu grupo possa aprender com a viagem e ajudar outros. Por exemplo, faça sua viagem missionária para uma comunidade que não tenha um sistema escolar forte e ajude alguns alunos com leitura, matemática e outras matérias.
2. Pesquise hotéis no destino. Ligue e obtenha informações e tarifas para a época e local que planeja ir como grupo. Peça tarifas de grupo e descontos especiais se tiver mais de um certo número de pessoas e quartos. Lembre-se de que algumas empresas de viagens consideram um grupo como mais de 15 pessoas. Certifique-se de que terá esse número de pessoas indo na viagem antes de começar a ligar pedindo tarifas de grupo.
3. Encontre coisas locais para fazer. Visite uma agência de viagens, livraria, biblioteca ou pesquise online por coisas para fazer no seu destino. Ligue para o hotel ou Câmara de Comércio local para atividades na região. Analise os materiais coletados e escolha aqueles adequados para seu grupo e proponha suas ideias ao grupo. Como grupo, selecionem atividades juntos para que a maioria fique satisfeita com a viagem.
4. Decida como vão viajar — avião, ônibus, trem ou carro. Se viajarem de avião, trem ou ônibus não fretado, saibam como o grupo se locomoverá no destino. Pesquise opções de aluguel e transporte público no destino.
5. Escreva um itinerário de eventos que acontecerão antes e durante a viagem. Forneça aos membros do grupo um cronograma de depósitos, pagamentos finais e o último dia possível para cancelar e obter reembolso. Inclua também uma lista de atividades, horários de partida e chegada durante a viagem.
6. Faça as reservas. Assim que tiver os depósitos, comece a fazer as reservas finais de hotel e transporte. Obtenha confirmações de empresas de viagens, hotéis e transporte. Guarde todas as confirmações e lista de depósitos de cada membro do grupo em pastas separadas. Assim você pode consultar caso alguém pergunte quanto ainda deve para a viagem.
7. Agende passeios e reservas de restaurantes. Analise seu itinerário de viagem e faça uma lista de passeios e restaurantes que seu grupo quer visitar com todas as informações de contato. Comece a ligar para todas as empresas e faça arranjos para horários de passeios e refeições para seu grupo.