Como Definir uma Política de Viagens Corporativas

Se sua empresa faz viagens de negócios regulares, você sabe que viagens podem rapidamente se tornar uma de suas maiores despesas. Estabelecer uma política de viagens corporativas é a melhor maneira de manter os custos baixos e alinhar seus funcionários. Uma política de viagens garante que as pessoas tenham limites e diretrizes para usar ao planejar viagens. Além disso, com os contratos corretos em vigor, sua empresa pode obter descontos e reembolsos no final do ano. Quanto você pode obter depende do volume de viagens. Aqui está como definir uma política de viagens corporativas que beneficiará todos os envolvidos.

Instruções

1. Faça uma lista das cidades em que sua empresa normalmente faz negócios. Determine quais companhias aéreas vão a todos os destinos necessários. Entre em contato com cada companhia aérea escolhida e pergunte a um representante sobre um contrato corporativo. Usando o orçamento de viagens anterior da sua empresa, estime quantas viagens sua empresa faz por ano. Informe ao representante de vendas quanto sua empresa gasta em viagens. Deixe-o saber o número estimado de viagens para o próximo ano. Pergunte o que a companhia aérea pode fazer por você se você voar exclusivamente com eles. As companhias aéreas podem oferecer algumas opções de economia. Entre em contato com várias companhias e compare. Faça as contas e decida qual opção daria o maior desconto. Obtenha seu acordo por escrito.

2. Repita o processo de negociação com fornecedores de aluguel de carros e hotéis. Mantenha pelo menos dois de cada fornecedor de carros e hotéis, no entanto. Você nunca sabe quando essas coisas podem ficar superlotadas.

3. Escreva a política. Designe um funcionário ou seu agente de viagens corporativo para redigir todos os detalhes das suas novas políticas e procedimentos de viagens. Certifique-se de que todos os funcionários saibam que é esperado que honrem seus acordos negociados. Torne política da empresa que viagens sejam reservadas apenas com seus fornecedores preferenciais. Encontre uma maneira de fazer cumprir isso verificando viagens e tenha um sistema de aprovação em vigor. Você não quer sobrecarregar seus funcionários sendo muito rigoroso, mas explique a razão pela qual tudo isso deve ser seguido para o benefício de todos.

4. Acompanhe. Peça aos vários fornecedores de viagens que forneçam relatórios trimestrais para rastrear o uso. Peça ao seu departamento de contabilidade para iniciar um banco de dados registrando todas as despesas relacionadas a viagens. Reúna-se com quaisquer funcionários que não estejam seguindo a política e enfatize a importância da economia de custos. Sua empresa pode economizar milhares de dólares por ano aderindo a uma política de viagens negociada.

5. Faça uso de um agente de viagens. Se você não tem um agente de viagens interno, procure uma agência especializada em viagens corporativas. Alerte seu agente sobre suas transportadoras preferenciais e contratos. Seu agente de viagens pode então ajudar todos os seus funcionários quando reservarem viagens corporativas. Isso será apreciado pelos seus funcionários, pois tira uma carga de trabalho de suas costas, e lhe dará tranquilidade sabendo que sua política de viagens corporativas está sendo cumprida.