Como Planejar uma Viagem Educativa à Europa para Estudantes do Ensino Médio

Enriqueça a educação dos alunos oferecendo excursões à Europa ou outros destinos. Antes de começar, verifique a política do distrito escolar sobre viagens internacionais. Se o distrito não endossa viagens com alunos, deixe claro a pais e estudantes que a viagem é organizada por você como consultor independente. Reserve local amplo para reuniões com alunos e pais — bibliotecas, centros comunitários ou sedes de clubes.

Itens Necessários

• Carta de apresentação
• Folders de viagem
• Calendário escolar
• Informações de contato
• Contratos de conduta
• Formulários de autorização médica
• Monitores/chaperones

Instruções

Preparação

1. Escolha uma operadora de viagens educacionais que promova viagens estudantis. Exija um único contato para todos os aspectos (voos, hotéis, roteiro) caso haja imprevistos. Defina destino, datas, duração e roteiro antes de divulgar a viagem.

2. Comunique-se com pais e alunos. Envie carta aos responsáveis com o valor educativo da viagem, datas previstas, contatos e data da primeira reunião (pelo menos 8 meses antes do embarque).

3. Na primeira reunião, apresente todos os custos. Entregue contratos e folder da operadora com detalhamento: preço base, custo real (impostos, taxas suplementares, extensões, excursões extras, seguro opcional, taxa de adesão).

4. Na segunda reunião, prepare pacote para pais e alunos: contrato de conduta; autorização médica de emergência; formulário de necessidades alimentares/medicas especiais; contrato sobre consumo de álcool (alguns países permitem beber antes dos 18 anos). Recolha assinaturas antes de aceitar depósito.

5. Mantenha comunicação quinzenal com pais sobre atualizações. Reuniões ou cartas mensais com alunos para mantê-los informados.

Antes da Chegada ao Destino

6. Mantenha contato próximo com o representante da operadora. Documente por escrito qualquer alteração ou acordo. Coloque pedidos especiais por escrito. Confirme conversas telefônicas com e-mail detalhado.

7. Informe necessidades dietéticas ou médicas dos alunos à operadora, para que repasse a companhias aéreas e receptivo antes da partida.

8. Solicite: 1) chegada ao destino pela manhã (o dia de partida é dia 1, o de chegada dia 2); 2) no máximo uma conexão, se voo direto não for possível; 3) partida da Europa no final da manhã. Peça cópia dos voos assim que disponíveis.

9. Verifique localização dos hotéis (geralmente disponível um mês antes). Exija que fiquem a distância caminhável das atrações planejadas.

10. Peça que jantares proporcionem experiência cultural em restaurantes fora do hotel, sem taxa extra da agência.

Preparação dos Alunos

11. Conheça seus alunos. Organize quartos para que amigos fiquem juntos ao menos parte da viagem. Alerte que, em alguns momentos, dividirão quarto com desconhecidos (quartos geralmente acomodam 3–4 pessoas).

12. Revise regras de conduta social: tirar chapéu ao entrar em restaurante; dizer por favor e obrigado; limpar sua mesa; não gritar; avisar adulto se sair do grupo e nunca sair sozinho.

13. Explique pontos de segurança e oriente a seguir todas as restrições de companhias aéreas e TSA. Cada aluno deve ter uma bagagem de mão com itens essenciais.

14. Comunique-se quinzenalmente com os alunos enviando informações: costumes locais, câmbio, sites úteis, livros e filmes sobre o destino.